Mô hình hệ thống QMS cho trung tâm Hành Chính Công

Quý khách gửi thông tin nhu cầu để được tư vấn miễn phí

Danh mục: Giải pháp cho các đối tượng khách hàng

Mô tả

HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG CHO TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG

– Phần mềm viết riêng cho mô hình ủy ban, trung tâm hành chính công

– Máy Kiosk cấp số thứ tự bền bỉ, tin cậy, ổn định.

– Đáp ứng các nhu cầu sử dụng và quản lý hiện có trên thị trường.

– Màn hình hiển thị LCD hiển thị toàn bộ số tại các quầy minh bạch, giao diện sang trọng, dễ nhìn.

– Tablet đánh giá chất lượng phục vụ.

– Tủy chỉnh giao diện sử dụng theo yêu cầu của chủ đầu tư.

– Quy trình đơn giản, hệ thống gọi số giao diện thuần việt dễ dùng. Dễ dàng cài đặt, kết nối.

– Nhiều trung tâm ủy ban tin tưởng sử dụng.

HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG LÀ GÌ?

Hệ thống xếp hàng tự động hay còn gọi là hệ thống xếp hàng điện tử, hệ thống xếp hàng thông minh là hệ thống bao gồm các Thiết bị phần cứng (máy cấp số thự tự, màn hình hiển thị số tại quầy, hệ thống loa âm thanh gọi số…) và Phần mềm cài đặt.

Hệ thống xếp hàng tự động được ứng dụng trong bệnh viện, ủy ban hành chính công một cửa, UBND cấp phường, huyện, thành phố, trung tâm bán hàng, trung tâm sửa chữa bảo hành…

Ở hệ thống lấy số thứ tự tự động, Màn hình kiosk cấp số sẽ hiển thị các dịch vụ khám chữa bệnh do bệnh viện cài đặt sẵn. Khách hàng tới khám bệnh có thể bấm chọn loại hình dịch vụ mong muốn và lấy phiếu thứ tự tại Kiosk cấp số. Sau khi lấy số, khách hàng có thể ngồi chờ hoặc sẽ được hệ thống loa âm thanh và màn hình LCD chỉ dẫn vào quầy dịch vụ tương ứng để làm việc. Toàn bộ quá trình này đều do phần mềm thực hiện tự động.

Sau khi trải nghiệm dịch vụ, khách hàng có thể đánh giá dịch vụ mức độ hài lòng trên máy tính bảng. Phần mềm đánh giá này giúp khách hàng dễ dàng chấm điểm, đánh giá các dịch vụ và thái độ của nhân viên. Rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng với cán bộ nhân viên

Các mô hình hệ thống QMS cho hệ thống 1 cửa – Trung tâm hành chính công

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà quý khách hàng có thể sử dụng mô hình gọi số thứ tự bằng thiết bị phần cứng (QMS Pro 6, 8) hoặc mô hình gọi số thứ tự bằng phần mềm (QMS Pro 3)

Qui trình lấy số Giao dịch – Hệ thống có nhiều tuỳ biến trong cấu hình

Bước 1: Công dân đến giao dịch lấy số thứ tự tại màn hình cảm ứng theo dịch vụ tướng ứng, màn hình cảm ứng lấy số được thiết kế cho 02 ngôn ngữ: Tiếng Việt in thông tin và đọc loa tiếng việt (bên trái màn hình TouchSreen); Tiếng Anh in thông tin và đọc loa tiếng anh (bên phải màn hình TouchSreen cho các đối tượng Khách nước ngoài đến giao dịch); và khả năng mở rộng đa ngôn ngữ về sau:

Bước 2: Sau khi lấy số thứ tự xong khách hàng chờ gọi đến lượt. Khi đến lượt nhân viên quầy phục vụ gọi khách vào giao dịch, số thứ tự sẽ được hiển thị trên màn hình tivi tập trung LCD 50” và bảng Led trước mỗi quầy giao dịch.

Tại các Quầy giao dịch bàn phím gọi số có các tính năng sau:

“Next” trên bàn phím gọi số để mời stt kế tiếp vào Quầy.

“Call” trên bàn phím gọi số để mời gọi số stt bất kỳ vào vào Quầy.

“Repeat” trên bàn phím gọi số để lập lại số thứ tự hiện tại vào Quầy.

“Forward” trên bàn phím gọi số để chuyển stt này đến Quầy/Phòng hay khu khác.

Các tính năng mới áp dụng cho hệ thống một cửa:

Tự động gọi số vào mỗi sáng vào giao dịch và khi hết khách hàng (hết số) đến khi có Khách hàng vào thì hệ thống tự động đẩy số vào quầy mà không cần nhân viên bấm nút Next
Mỗi nhân viên giao dịch có 1 mã số để đang nhập, để tính năng suât cho giao dịch viên đó.
Giao dịch viên muốn ngưng phục vụ thì gửi “0000” về cho hệ thống để tất Led hiển thị số và ko cần đẩy số tự động và ngươc lại khi chở lại giao dịch thì gửi “9999” về cho hệ thống để sáng đèn và sẳn sàng phục vụ.
Khi giao dịch xong 01 khách hàng nhân viên bấm “Ok” để xác nhận, không xong thì nhấn “Cancal” mới nhấn “Next” tiếp được, làm như vậy để thống kê lượng giao dịch cho 01 nhân viên chính xác hơn và lượng khách hàng không đến giao dịch.
Hiện tại lấy số chung cho toàn hệ thống nhưng chia thành các Nút với các nghiệp vụ khác nhau nhầm đề tính lượng Khách hàng đến giao dịch cho từng nghiệp vụ / Hoặc có thể chia thành từng dịch vụ khác nhau và cấu hình các quầy tương ứng cho Dịch vụ đó để phân loại rất dẽ dàng trên phần mềm.
Mỗi quầy cho phép chạy 01 dịch vụ chính và nhiều dịch vụ phụ (nếu dịch vụ chính hết Khách hàng).
Báo cáo thống kê hằng ngày theo chuẩn có sẳn.
In Phiếu tiếng việt thì đọc loa tiếng việt. In phiếu tiếng Anh thì đọc loa ngôn ngữ tiếng anh nhằm hướng đến Khách hàng nước ngoài đến giao dịch (Ngoài màn hình cảm ứng có giao diện Tiếng Việt/Tiếng Anh)

THIẾT BỊ PHẦN CỨNG

1. Máy Kiosk cảm ứng in số thứ tự

Mô tả: Máy Kiosk cảm ứng có cấu tạo gồm: Màn hình cảm ứng; máy tính điều khiển, máy in nhiệt Davi pinter. Được cài sẵn phần mềm gọi số DaviQms Pro. Có chức năng chọn in số thứ tự, phân luồng các dịch vụ.

Máy Kiosk cấp số thứ tự là thiết bị được Daviosft sản xuất lắp ráp tại Việt nam. Tích hợp máy in số thứ tự. Một số ưu điểm của thiết bị:

Màn hình cảm ứng đa điểm 17 – 24 inch
Khung sườn chất liệu: Thép sơn tĩnh điện, chống gỉ, chống ăn mòn tốt, tạo hình và chế tạo bằng công nghệ Lazer CNC, kiểu dáng sang trọng bền bỉ, đặt biệt Kiosk chia thành 3 lớp độc lập để sơn tỉnh điện như sau: Lớp nắp mặt trước sơn tỉnh điện màu trắng, lớp thân khung sơn tỉnh điện màu xanh dương và lớp nắp mặt sau gồm có: nắp bảo vệ màn hình có khóa và bản lề nhựa 02 cái; nắp bảo vệ máy in + máy quét và bộ CPU có ổ khóa và bản lề 03 cái để đảm bảo không xệ nắp và sau tủ có nắp bật mở ngay máy in thuận lợi cho việc thay giấy in mà không cần phải mở ổ khóa nắp.
Nguồn điện vào tủ Kiosk được kết nối qua CB chống giật, phía trong tủ quạt hút, ổ điện 04 ổ ghim và kệ để CPU tránh ngã; Jack ổ mạng quặn vít kiên cố và tên nhãn cắt CNC inox đẹp và thẩm mỹ.
Chân đế được gắn cao su chống xê dịch. Đèn hình quảng cáo: phía trên có đèn hình phụ quảng cáo logo đơn vị hoặc thu hút người dùng đến giao dịch.

Chức năng: Tại máy kiosk cấp số thứ tự, khách hàng có thể chọn dịch vụ khám chữa bệnh mong muốn qua màn hình cảm ứng. Sau khi chọn dịch vụ, máy in kiosk sẽ in phiếu thứ tự cho khách hàng. Trên phiếu hiển thị các thông tin cơ bản như: “Tên bệnh viện”; “Dịch vụ khám chữa bệnh”; “Số thứ tự”; “Thời gian in phiếu”.

2. Thiết bị gọi số tại quầy

(Chủ đầu tư có thể lựa chọn 1 trong 2 option màn hình hiển thị dưới đây)

2.1. Thiết bị gọi số tại quầy phần cứng – counter

Điều khiển gọi số thứ tự kế tiếp
Gồm 16 phím bấm, tích hợp đầy đủ phím chức năng và phím số, các chức năng:
+ Gọi khách hàng kế tiếp (Next)
+ Gọi lại (Repeat) một khách hàng với số lần tùy ý;
+ Lưu lại số thứ tự để hệ thống gọi lại sau;
+ Gọi (Call) một số thứ tự bất kỳ;
+ Chuyển (Foward) khách hàng đến quầy/dịch vụ khác
Có chức năng chỉnh lại Id quầy
Có thể khai báo tạm ngưng làm việc đóng quầy bằng cách: nhập 0000 call (đèn led tắt). Mở lại Quầy nhập 9999 call (đèn led sáng)
Cho phép cấu hình chuyển quầy tự động khi bấm “Forward”
Không sử dụng adapter riêng mà dùng công nghệ POE từ bộ điều khiển trung tâm

2.2. Phần mềm gọi số

Phần mềm được cài trên máy tính nhân viên
Gồm 16 phím chức năng, phím số với các chức năng:
+ Gọi khách hàng kế tiếp (Next)
+ Gọi lại (Repeat) một khách hàng với số lần tùy ý;
+ Gọi (Call) một số thứ tự bất kỳ;
+ Chuyển (Foward) khách hàng đến quầy/dịch vụ khác
Có chức năng chỉnh lại Id quầy
Cho phép đăng nhập/ đăng xuất hệ thống. Khai báo tạm ngưng làm việc.
Cho phép đăng nhập/ đăng xuất theo từng user
Hiện số lượt khách hàng đang chờ, số thứ tự đang gọi
Cho phép cấu hình chuyển quầy tự động khi bấm “Forward”
Phần mềm được viết bởi: DAVISOFT VIETNAM (hơn 10 năm)

3. Màn hình hiển thị

(Chủ đầu tư có thể lựa chọn 1 trong 2 option màn hình hiển thị dưới đây)

3.1. Màn hình hiển thị Led

Chức năng: Màn hình hiển thị thường được treo tại trước mỗi quầy giao dịch viên hay phòng khám, dùng để hiển thị số thứ tự khi được nhân viên nhấn gọi bệnh nhân vào phục vụ

Hiển thị bằng led 7 đoạn hay matrix
Màu sắc chữ đỏ
Kiểu dáng sang trọng, chuyển nghiệp, độ ổn định cao
Hiển thị số thứ tự đang phục vụ, nhấp nháy khi đổi số, có loa kêu tít tít (loa tích hợp bên trong thiết bị)
Không sử dụng adapter riêng mà dùng công nghệ POE từ bộ điều khiển trung tâm
Vỏ hộp nhựa màu trắng đúc khuôn, in logo dập nổi 3D, có nhận dạng thương hiệu đăng ký của cục sở hữu trí tuệ

3.2. Màn hình hiển thị Tivi-LCD 24, 32inch

Phần mềm hiển thị thông tin của mỗi quầy được kết xuất sang tivi LCD 24, 32 inch
Hiển thị số thứ tự đang phục vụ, thông tin tên mỗi quầy mã số, hình ảnh nhân viên
Có tiêu đề chạy chữ phía dưới chân giao diện
Phần mềm cập nhật thông tin tên nhân viên, hình ảnh dễ dàng
Hình thức và nội dung giao diện thiết kế theo yêu cầu
Phần mềm được viết bởi: DAVISOFT VIETNAM (hơn 10 năm)

4. Bộ điều khiển trung tâm ( Hub)

– Kết nối các thiết bị của hệ thống với máy vi tính, phân chia tín hiệu điều khiển từ bộ vi xử lý

– Có 12 cổng kết nối cho các thiết bị và liên kết dữ liệu

– Có đèn LED hiển thị trạng thái hoạt động

– Gửi và nhận dữ liệu thông qua cổng RS232

– Một hộp điều khiển cho phép kết nối tối đa 256 thiết bị.

– Cho phép kết nối nhiều hộp điều khiển để có được hệ thống lớn hơn.

– Giao tiếp RS485, tốc độ truyền dữ liệu cao, truyền xa tới 1000m

– Nguồn 12V

– Kích thước: 190x80x26mm

– Vỏ hộp: Sắt sơn tĩnh điện, màu đen nhám

Đặt biệt:

– Sử dụng nguồn tập trung cho toàn bộ hệ thống
– Không sử dụng adapter riêng lẻ (vì không an toàn)
– Dùng dây tín hiệu UTP cho tín hiệu và nguồn đến các thiết bị khác từ bộ điều khiển trung tâm này
– Cho phép đi nối tiếp 01 port cho toàn hệ thống hoặc dùng các port riêng lẻ cho mỗi quầy.
– Có tín hiệu đèn nhấp nhái trang thái xanh/đỏ để biết thiết bị hoạt động hay ngừng mà dễ theo dõi sửa chữa trong hệ thống
– Mở rộng cho nhiều Hub trung tâm

5. Màn hình hiển thị số trung tâm (32 – 65 inch, hiển thị thông tin tất cả các quầy)

Mô tả: Cấu tạo gồm Màn hình LCD (kích thước tùy chọn từ 32″ – 55″); phần mềm Davi-TiviLCD được cài trên máy tính hệ thống QMS

Chức năng: Màn hình hiển thị số trung tâm thường được treo ở giữa sảnh chờ, vị trí trung tâm dễ nhìn. Màn hình hiển thị tình hình số thứ tự tất cả các quầy, các lĩnh vực trong khu vực chờ. Màn hình trung tâm giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian dù ngồi bất cứ vị trí nào trong sảnh chờ bệnh viện.

6. Hệ thống loa âm thanh gọi số tự động

Hệ thống loa âm thanh nhằm mục địch phát thông báo gọi số tự động. Hệ thống được thiết lập sẵn giọng gọi số tự động, khi hệ thống nhấn chuyển số, phần mềm sẽ phát đi giọng nói gọi số tự động.

Trường hợp trung tâm giao dịch chưa có hệ thống âm thanh, Davisoft có các lựa chọn từ những bộ amly + loa treo tường phù hợp không gian nhỏ tới những văn phòng có không gian lớn. Amly rời, loa treo tường hoặc âm tường.

7. Phần mềm quản lý trung tâm

Thiết bị cài đặt: Cài đặt trên Máy Kiosk cấp số tự động hoặc máy quản lý

Hiển thị danh sách các lĩnh vực để chọn lấy số thứ tự
Số thự tự được tăng dần theo phân loại từng lĩnh vực và tự động quay lại số thứ tự đầu tiên vào ngày mới.
Sau khi chọn trên máy lấy số thứ tự, hệ thống in phiếu thông tin số thứ tự từ máy in
Cho phép cấu hình hệ thống và lưu lại các thông số đã chỉnh sửa, báo cáo thống kê, hiệu chỉnh vé in, kết xuất sang CSDL khác, lấy vé ưu tiên, điều chỉnh phân luồng khách hàng
Cuối ngày hệ thống kết sổ tự động chuyển số liệu về DataCenter để thống kế các số liệu của từng điểm giao dịch và trên tòan hệ thống của ngân hàng.
Quan sát tổng thể trên hệ thống như số chờ, số gọi của các quầy, tổng số phục vụ, chưa phục vụ, số còn chờ,… báo cáo thống kế và kết nối Data về CSDL trung tâm khi cần thiết
Chủ động điều khiển gọi số cho các quầy trong phòng giao dịch mà không cần tại quầy bấm gọi
Cho phép cấu hình các quầy chạy phục vụ chức năng khác nhau, khi có 1 quầy hết khách hệ thống sẽ tự động gọi đền các quầy chức năng khác, khi có khách vào lấy số quầy mình thì tự động hệ thống sẽ mời gọi khách mình (nghia là vửa phục vụ quầy chức năng mình và rảnh phục vụ cho quầy chức năng khác, hệ thống tự động)
Cho phép chuyển số, chuyển quầy, chuyển chức năng phục vụ cách tự động
Thay đổi ngôn ngữ đọc số bằng các file ghi âm khác rất thuận tiện và đơn giản
Cho phép đóng ngắt mở các quầy phục vụ. Thống kê, báo cáo sự hiệu quả khả năng phục vụ tại các quầy
Cho phép kết nối các thiết bị đánh giá hài lòng của khách hàng
Phần mềm được viết bởi: DAVISOFT VIETNAM (hơn 10 năm)

8. Phần mềm báo cáo thống kê

Tổng hợp báo cáo thống kê theo ngày, tháng, quý, năm…
Báo cáo đánh giá theo từng cán bộ: mục đích xem thống kê chi tiết người dân đánh giá mức độ của danh sách cán bộ để thống kê so sánh.
Báo cáo chi tiết thông tin đánh giá: mục đích xem chi tiết cán bộ được đánh giá bởi các số thứ tự nào, thời điểm nào.
Báo cáo số thứ tự: Theo dõi quá trình thời xử lý của từng số thứ tự.

9. Phần mềm đánh giá hài lòng:

Đánh giá sự hài lòng khách hàng thông qua máy tính bảng đặt tại chổ quầy giao dịch.

1. Cập nhật thông tin quảng cáo
2. Chụp hình người đánh giá
3. Kết nối hệ thống xếp hàng Davisoft Qms_pro thông qua số thứ tự
4. Kết quả lưu trữ trên máy chủ online
5. Xem báo cáo thông kê theo ngày, tháng, năm, phòng, nhân viên, nhóm, khu vực….

Để hiểu thêm về các tính năng của từng thiết bị bạn có thể truy cập vào: Đặc tính kỹ thuật của các thiết bị

Hình ảnh thực tế một số hành chính công chúng tôi đã triển khai: